AGENT RH
Suivre et agir vite.
Identifier les documents obligatoires manquants ou non valides, retrouver un salarié et contrôler les informations de ses documents sans perdre le contexte.
03 — UTILISATEURS
NEOCASE · PRODUCT DESIGNER
EDM
Intégrer une nouvelle brique de gestion documentaire RH pour repérer les documents manquants ou non valides à grande échelle.
ROLEProduct Designer
UTILISATEURSAgent RH · Administrateur
MON PÉRIMÈTREUser flows · Wireframes · UX/UI · Validation en masse · Design System
01 — PROBLÈME
Repérer les documents manquants ou non valides à grande échelle.
L’enjeu était d’ajouter une nouvelle brique produit de gestion documentaire RH à un système de ticketing et de BPM déjà très complexe. Elle devait s’intégrer au back-office existant et respecter sa charte graphique.
Pour des organisations de plusieurs milliers, voire centaines de milliers de salariés, les équipes RH devaient pouvoir vérifier la présence et la validité des documents obligatoires, anticiper leur expiration et identifier les dossiers à régulariser.
Les documents étaient répartis entre plusieurs outils — SIRH, paie, gestion des talents. Leur centralisation devait faciliter le suivi et le stockage, avec des exigences fortes de sécurité, de confidentialité et de gestion du cycle de vie des données.
02 — FRAMING
ENJEU · RH
Réduire les risques de non-conformité.
ENJEU · PRODUIT
Intégrer une nouvelle brique au back-office existant.
Principes de conception
Rendre visibles les documents obligatoires manquants, expirés ou non valides.
Faciliter le contrôle de volumes importants de documents, y compris lorsque l’OCR fait des erreurs.
Respecter la charte du back-office et la cohérence du système de ticketing et de BPM.
ADMINISTRATEUR
Structurer le système.
Organiser les types de documents, gérer les droits de visibilité et paramétrer les règles qui structurent l’outil, dans un contexte de sécurité et de confidentialité des données RH.
04 — OCR & VALIDATION
Préremplir les informations sans perdre le contrôle.
Nous utilisions l’OCR pour reconnaître les documents et préremplir leurs métadonnées, à partir du type de document défini. Cette assistance pouvait produire des erreurs : l’utilisateur devait donc pouvoir vérifier et corriger les informations avant validation.
01
Reconnaître et préremplir
Définir le type de document et utiliser l’OCR pour préremplir les métadonnées.
02
Vérifier et corriger
Permettre aux RH de contrôler les informations et de corriger les erreurs de reconnaissance.
03
Valider en masse
Concevoir un parcours de validation de plusieurs documents pour répondre aux volumes à traiter.
05 — PARCOURS UTILISATEUR
Découper les tâches complexes en étapes compréhensibles.
Avant l’UI finale, les parcours ont été posés en wireframes. L’ajout d’un document progresse de l’import vers l’identification, le rattachement puis les métadonnées. J’ai également conçu un parcours de validation en masse pour faciliter le contrôle de plusieurs documents.
06 — INTERFACE
Faire ressortir l’information utile au bon moment.
Le dashboard donne une lecture immédiate de la validité. La liste privilégie le scan et le filtrage. L’édition rapproche le document de ses métadonnées pour faciliter le contrôle.
01
Dashboard
Lire la validité des documents et repérer les documents manquants, expirés ou bientôt expirés.
02
Liste des documents
Filtrer et rechercher parmi tous les documents RH.
03
Édition d’un document
Changer le type de document, l’employé ou les métadonnées.
07 — DESIGN SYSTEM
Une hiérarchie visuelle stricte pour réduire le bruit.
La nouvelle brique devait s’intégrer à la charte du back-office existant. Couleurs d’état, typographie, iconographie et composants ont été déclinés dans ce cadre pour garder la même logique sur les différents écrans.
Nous devions utiliser des codes visuels accessibles pour permettre à tous nos utilisateurs de tirer parti du produit. Chaque statut est ainsi associé à une icône, en complément de la couleur : l’information reste compréhensible sans dépendre uniquement de la perception des couleurs, notamment pour les personnes daltoniennes.
Couleur principale
Pour tous les éléments interactifs.
Couleur d’accent
Pour les actions principales.
Gris foncé et gris
Fond des menus et entêtes, textes de base et couleurs de fond.
Typographie
Montserrat et Open Sans.
08 — BILAN
Rendre la conformité plus facile à piloter.
Sur un outil métier de cette ampleur, la lisibilité aide les RH à repérer les dossiers à régulariser et à contrôler les informations. L’OCR facilite la saisie, mais ses erreurs rendent la vérification humaine essentielle. Le travail de design a porté sur ces parcours de contrôle, leur traitement en masse et leur intégration au back-office existant.